באיזו תדירות עליכם לבצע טיוב נתונים לדאטה שלכם?

טיוב נתונים הוא שם כולל לפעולות שתכליתן שיפור איכותם של הנתונים המרכיבים את המאגר (דאטה) של העסק. עקב העובדה שכל ארגון בישראל מתבסס על נתונים מגוונים לצורך העבודה השוטפת שלו, ברור מדוע המידע שהוא מתבסס עליו – בין אם של לקוחות, של ספקים, של מוצרים או של עובדים – חייב להיות מדויק.

טיוב מידע מאפשר זאת, ולכן ברור מדוע הוא צריך להתבצע בתדירות ראויה. אבל מהי בכלל אותה תדירות, וכיצד העסק יכול לדעת שהגיע הרגע לשפר את טיב המידע שהוא מתבסס עליו?

לכל עסק יש דרישות משלו

במצב אופטימלי, טיוב הנתונים היה מתבצע בכל רגע נתון, כך שאין מידע בלתי עדכני בכל נקודת זמן שהיא. בפועל, מידע בעמברור שמצב שכזה הוא
בלתי אפשרי. טיוב נתונים מצריך מאמצים מבחינתם של אנשי העסק או של חברות חיצוניות, שצריכים לעבור על הנתונים ולאמת אותם אחד אחד. בלא מעט מקרים יש צורך ליצור קשר עם מי שהנתונים נוגעים אליהם (למשל לקוחות), בעוד שבאחרים אפשר להתבסס על מאגרים קיימים או אפילו על מידע הזמין ברשתות חברתיות ובמקומות אחרים במרחב המקוון.

התדירות של טיוב מידע תלויה בסוג המידע הקיים בעסק, ובמידה שבה הוא מתבסס עליו הלכה למעשה. מומלץ להקפיד לבצע את הטיוב אחת לשנה לפחות, אם כי גם תדירות גבוהה יותר יכולה להילקח בחשבון: למשל, טיוב הנתונים מדי רבעון. בנוסף לכך, יש מצבים בהם ביצוע הטיוב הופך לחיוני – כאשר העסק מתרחב או משנה חלק מסוים בפעילות שלו, ניתן בהחלט לבחור בנקודות אלה ליישור קו עם המידע שבו.

יש מצבים שפשוט מחייבים טיוב

אנשי הארגון צריכים להיות עם האצבע על הדופק ולשים לב למצב המידע בעסק שלהם. אם הם מבחינים בכך שמידע שהם זקוקים לו אינו מדויק או חסר, יכול מאד להיות שהגיע הרגע לעשות טיוב וארגון של המידע. אחרי הכול, מידע חסר אינו משלים את עצמו, אלא להיפך – עלול להביא לעוד ועוד טעויות וקשיים בהתנהלות העסק. אם מרגישים שהעבודה השוטפת של העסק נפגעת עקב בעיות שונות הנוגעות לדאטה שלו, הפתרון המתבקש הוא טיוב נתונים.